Mẹo quản lý thời gian hiệu quả cho người sáng tạo

Mọi người thường nói rằng 24 giờ là không đủ để làm mọi thứ họ cần. Tuy nhiên, chúng ta cũng không thể thêm vài giờ nữa trong ngày. Những gì chúng ta thực sự có thể làm là sử dụng thời gian đúng cách. Quá trình tổ chức và lập kế hoạch thời gian của bạn được gọi là quản lý thời gian. Ngày nay việc sử dụng thời gian thích hợp quan trọng hơn bao giờ hết. Quản lý thời gian giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn và làm việc thông minh hơn.

Khi bạn làm việc trong một ngành sáng tạo, quản lý thời gian dường như là một thứ xa vời và không thể làm được. Quá tải công việc, thiếu cảm hứng không bao giờ cho phép bạn cảm thấy tự do trong việc kiểm soát thời gian. Hôm nay bài viết của chúng tôi trình bày một số lời khuyên thực tế về quản lý thời gian dành cho các Designer, các nhà sáng tạo.
Lên kế hoạch cho một ngày của bạn

Nhiều người khi đến công ty làm việc có thể dành toàn bộ buổi sáng để lướt mạng xã hội cho đến giờ ăn trưa và sau đó tự hỏi cả buổi sáng đã đi đâu. Vấn đề là chúng ta hiếm khi lên kế hoạch cho ngày hôm nay và chúng ta không biết nhiệm vụ nào, trong số hàng trăm công việc cần phải làm. Kế hoạch hàng ngày giúp tổ chức các nhiệm vụ và đưa ra đánh giá về ngày của bạn sẽ trôi qua như thế nào.

Nó rất hữu ích để hình thành thói quen hàng ngày của bạn. Có nhiều cách để tạo ra một kế hoạch hàng ngày hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể viết một danh sách việc cần làm trong sổ nhật ký hoặc ghi một số ghi chú trên điện thoại thông minh của mình. Hơn nữa, ngày nay nhiều ứng dụng làm cho quá trình này dễ dàng hơn.

Sắp xếp thứ tự yêu tiên cho danh sách của bạn

Việc tạo danh sách việc cần làm cá nhân của bạn có thể trở thành một vấn đề khi bạn có vô số nhiệm vụ cần thực hiện. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của bạn sẽ giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật sự khó khăn. Đánh giá các công việc của bạn theo thứ tự, sử dụng hệ thống sắp xếp thứ tự theo ABCD được diễn giải trong các khóa học về quản lý thời gian.

Loại bỏ những nhân tố gây sao lãng

Nếu bạn là một nhà thiết kế hay một người vẽ tranh minh họa, công việc của bạn sẽ sử dụng nhiều đến Internet, toàn thời gian hoặc một phần. Tất nhiên, Internet là nguồn thông tin hữu ích chính, nhưng mặt khác, nó cũng những nguyên nhân gây sao lãng như các mạng xã hội và các trang web giải trí. Can thiệp vào quá trình sáng tạo, bạn không thể tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ có nghĩa là bạn không thể thực hiện công việc đúng cách. Chắc chắn, rất khó để loại bỏ tất cả các phiền nhiễu trên web vì chúng ta cần phải kiểm tra email hoặc liên hệ với khách hàng.

Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể chọn thời gian nhất định cho phần này của thói quen hàng ngày như 10 giờ sáng và 6 giờ chiều và điều đó là đủ để theo kịp với những điều đang diễn ra và giữ liên lạc với khách hàng. Tạm thời khóa những trang mạng xã hội trong lúc làm việc sẽ giúp bạn tập trung năng lượng và tăng hiệu quả công việc.

Theo dõi thời gian

Tiếp tục ghi chú số lượng thời gian mà bạn đã dùng để hoàn thành công việc. Từ đó bạn sẽ biết được những thói quen không tốt tiêu tốn bao nhiêu thời gian của bạn.

Từ bỏ thói quen trì hoãn

Thói quen trì hoãn đến từ 3 nguyên nhân: nhiệm vụ khó chịu hoặc không hứng thú, nỗi sợ thất bại, không biết bắt đầu từ đâu.

Với nguyên nhân “nhiệm vụ khó chịu”, bạn nên giao lại cho người làm tốt việc đó hơn bạn; nếu không thể giao phó, bạn hãy thừa nhận là bạn đang trì hoãn vì bạn thấy khó chịu, hãy nghĩ đến cảm giác nhẹ nhõm sau khi giải quyết được việc đó và nên lập kế hoạch cho những nhiệm vụ này một cách dứt khoát.

Với nguyên nhân “nỗi sợ thất bại”, cách tốt nhất là trực tiếp đối đầu với nó, dùng hoạt động để xua tan trở ngại tinh thần.

Với nguyên nhân “không biết bắt đầu từ đâu”, bạn nên "nhảy" vào công việc ở một điểm bất kỳ. Sau khi đã vào cuộc, có thể bạn sẽ tìm được cách thực hiện tiếp và điều này giảm được khả năng trì hoãn. Hoặc bạn chia nhỏ công việc và thực hiện từng phần một theo mức độ quan trọng giảm dần.

Không nhận những việc vượt ngoài khả năng

Đừng nhận thêm trách nhiệm mới khi bạn không biết rõ liệu mình có đủ thời gian để hoàn tất việc đó hay không.

Bạn có thể tránh gây quá tải cho lịch làm việc của mình bằng cách ý thức rõ mục tiêu chính, giao phó công việc cho người khác, thực hiện theo quy tắc 80/20 (20% hành động sẽ dẫn đến 80% kết quả quan trọng) và học cách nói “không” với những người cố tìm cách đùn đẩy công việc của họ cho bạn.

Đừng quên tận hưởng cuộc sống của bạn

Công việc sáng tạo đòi hỏi năng lượng sáng tạo, nhưng các dự án vô tận, các cuộc họp, động não, và các thói quen làm việc khác có thể khiến chúng ta mệt mỏi bất kể chúng ta yêu công việc của mình đến mức nào. Chúng ta cần có thời gian để thư giãn và bạn nên thêm ngay nó vào lịch trình của bạn. Một buổi tối với bạn bè của bạn hoặc trong phòng tập thể dục có thể giúp bạn tiếp thêm nguồn năng lượng tích cực và truyền cảm hứng cho bạn để làm một cái gì đó mới và tuyệt vời. Vì vậy, đừng quên tìm cơ hội có thời gian vui vẻ.